Træt af at skrive referat? Få AI til at tage slæbet
Er det igen dig, der skal skrive referat? Du kan få masser af hjælp fra AI og spare både tid og kræfter. For at få det optimale ud af din nye hjælper skal du vide lidt om typer af referater, kende sammenhængen mellem mødeledelse og referater og vide, hvordan du skaber de bedste betingelser for, at AI kan levere et godt resultat.
30. september 2025
Der bliver holdt et væld af møder i danske virksomheder og organisationer, og mange administrative medarbejdere bruger timevis på at skrive referater. Derfor er referater et oplagt område at få AI til at hjælpe med.
Måske er du en af dem, som allerede har forsøgt sig med AI til referatskrivning, og måske er du blevet afskrækket, fordi resultatet ikke var godt. Det kan der være flere grunde til, lyder det fra Kristin Blach og Kirsten Andersen, som underviser på kurset ”Bedre møder og referater” på KP, og som er eksperter i mødekultur, referatteknik og brugen af AI i den sammenhæng. De peger på tre ting, du skal have styr på, for at AI kan blive en reel hjælp og ikke en skuffelse:
-
Kend din referatgenre
Mange, der skriver referater, er aldrig blevet formelt introduceret til disciplinen og ved ikke helt, hvad der forventes. De er bare kastet ud i rollen og skriver referater ud fra egen fornemmelse eller ud fra kulturen i virksomheden. ”Men der findes forskellige typer af referater med forskellige formål; fx et beslutningsreferat, et arbejdsgrundlag eller juridisk dokumentation. For at kunne få et godt output fra AI skal du være tydelig på genren”, forklarer Kristin Blach.
-
Forstå sammenhængen mellem referat og mødeledelse
Et vigtigt skridt mod et godt AI-assisteret referat at forstå samspillet mellem mødeledelse og referatteknik. ”Tydelig mødeledelse med god struktur og italesatte beslutninger giver de bedste AI-udkast til referater”, siger Kirsten Andersen. Mange møder lider desværre under dårlig mødeledelse, og som referent har du ikke altid mulighed for at påvirke mødeledelsen inden mødet, selvom det er mest optimalt. ”I de tilfælde kan du uden at underkende mødelederen styre mødet elegant fra sidelinjen ved løbende at minde om at få italesat beslutninger til referatet”, forklarer Kirsten Andersen.
Se kvikguide til god mødeledelse længere nede på siden.
-
Vid hvad AI skal bruge for at levere
God mødeledelse er et must, men derudover har Kristin Blach og Kirsten Andersen nogle tips til at give AI endnu bedre forudsætninger for at lave gode udkast til referater. ”Selvom alle mødedeltagere kender hinanden, bør alle introducere sig med navn, så AI-assistenten kan høre stemmerne og koble dem med navnene. Derudover er det en god ide at bruge navne, når man stiller spørgsmål til konkrete personer, fx ”Hvad tænker du om det, Helle”… forklarer Kirsten Andersen. ”Og så er der helt praktiske forhold, der skal være på plads, som at sørge for god lyd og undgå uro i lokalet”, lyder det fra Kristin Blach.
Du har stadig ansvaret for referatet
Selvom du bruger AI, er det stadig dig, der er referenten og ansvarlig for referatet, men din rolle ændrer sig fra at være skrivende til at være den, der sikrer kvaliteten. ”Det er vigtigt at nærlæse det udkast, du får, for AI-assistenten skriver sin version af, hvad der foregik på mødet. Derfor er det vigtigt med tydelige beslutninger, så der ikke er for meget rum for fortolkning. Og selvom du får AI-hjælp, anbefaler vi, at du skriver facts ned undervejs. Det kan være svært for AI at høre forskel på nogle ord, fx ’syvende’ og ’tyvende’” lyder det fra Kirsten Andersen.
Rent praktisk:
- Alle skal vide, at mødet optages, når AI-assistent bruges
- Aftal, hvornår man taler udenom referatet – kend til tænd/sluk-funktioner
- Hav en politik for, hvornår optagelser slettes
Kvikguide til god mødeledelse
– fra bogen ‘Bedre mødekultur‘ af Kirsten Andersen og Claus Bekker Jensen
- Indled mødet med at italesætte formål, roller, dagsorden og tidsdisponering
- Sørg for en optakt til hvert enkelt punkt på dagsordenen
- Skab fremdrift under drøftelserne
- Skab overblik ved hjælp af resuméer
- Luk hvert punkt med en konklusion eller beslutning
- Afslut mødet med at resumere alle konklusioner og beslutninger
- Præcisér hvem der er ansvarlig for, at beslutningerne føres ud i praksis
Lær at bruge AI til referater og andre opgaver
KP tilbyder kurser og moduler til dig, som ønsker at blive bedre til at bruge AI til administrative opgaver, herunder at skrive referater. Se mulighederne her:
Flere muligheder med AI
Er du nysgerrig på andre områder, hvor du kan bruge AI som sparringpartner? Tag et kig på bøgerne “Præsentationsteknik – med AI som din sparringspartner” og “Visuel mindmapping – med AI som din sparringspartner“, som Kristin Blach og Kirsten Andersen har skrevet sammen.
Eksperterne
Kristin Blach
Konsulent og underviser
Kirsten Andersen
Konsulent og underviser