Hvad gør du som facilitator, når deltagerne vil noget andet end dig?

Du holder fast, for du vil gerne fremstå kompetent og sikker, men din stemmer er en smule skinger, da du med en forsøgt myndig stemme siger: ”Kom nu! Når I først kommer i gang, giver det mening”.

Og de kommer da også i gang, men tvivlen nager, og du mærker en stigende utilfredshed og tvivl på dig selv. Om aftenen, da du er kommet hjem, bliver situationen ved med at dukke op og plage dig. Kunne du have gjort noget andet? Missede du noget værdifuldt? Hvad tænker de andre om dig nu?

Kender du den situation, eller noget der ligner? Du faciliterer en proces, og undervejs mærker du, at noget ikke helt er, som det skal være.

Det gode spørgsmål er så: Hvad gør du?

Vær forberedt – også på at ændre kurs

Når vi faciliterer processer, sker der næsten altid noget, vi ikke havde regnet med. Somme tider i en grad som gør, at vi må sadle om undervejs og finde en anden måde at nå frem til målet på. Det kan være, at der dukker modstand op, det kan være, at tiden skrider, det kan ske, at noget andet fylder, og det kan ske, at tingene kører af sporet på anden vis.

”Overprepared and understructured” er en af mine yndlingshuskeregler for facilitering. Den er beskrevet af Mille Obel Høier som idealet for en facilitator, og det er jeg meget enig i. Det betyder, at du skal forberede dig godt og grundigt OG være klar til at smide det hele overbord, hvis det ikke fungerer. I den sammenhæng er det vigtigt at vide, hvornår det fungerer og hvornår, der kaldes på noget andet. Somme tider kommer det helt af sig selv som i eksemplet ovenfor – når deltagerne gør tydeligt opmærksom på det. Andre gange kommer det mere som en fornemmelse i maven – noget er ikke, som det burde være…..

Og hvad kan du så gøre, når du mærker det?

Vind nogle sekunder

Et bud kan være i første omgang at vinde en smule tid til at samle tankerne. I Klaus Bakdals bog ”Det vundne sekund” beskriver han vigtigheden af have små greb på lager, som kan hentes frem, når tvivlen rammer dig, og du ikke helt ved, hvad du skal stille op. Små greb, som gør, at du vinder lidt tid til at samle tankerne og træffe dit valg om, hvordan du fortsætter. For der skal træffes et valg – det er dig, der er den. Ved at vinde et par sekunder, får du tid til en lynhurtig analyse af situationen, så valget bliver en anelse mere kvalificeret end den hovsaløsning, du måske ellers ville diske op med. Det kan fx ske ved at holde en pause, ved at ridse situationen op, ved at vurdere situationen sammen med deltagerne, eller ved at genbesøge formålet med processen. Disse greb skal tjene til at skyde et mellemrum ind, FØR du vælger, hvad der videre skal ske.

Fyld værktøjskassen

Når du har vundet lidt tid og givet dig selv mulighed for at træffe et valg om det videre forløb, kræver det selvfølgelig, at du har noget at vælge mellem: Du skal have et bagkatalog af flere greb og metoder, så du faktisk er i stand til at diske op med et alternativ til det planlagte. Om du fx vælger at bede deltagerne om at tale sammen to og to om, hvorvidt vi er på vej i den rigtige retning, eller du sender dem ud på en walk and talk med et relevant samtaletema. Eller du selv træffer beslutningen om at erstatte den planlagte proces med et alternativ, du havde tænkt på hjemmefra – din plan B – så I dropper post it’s processen og i stedet tager en plenum med pointer på tavlen. For at kunne improvisere skal man være dygtig til sit håndværk og have en godt fyldt værktøjskasse, hvor de enkelte dele kan kombineres på kryds og tværs. Mens du er ved at bygge din værktøjskasse op, kan det at lave en Plan B hjemmefra være en uvurderlig hjælp.

Bliv i kroppen

Min sidste pointe er, at det undervejs vil hjælpe dig til at træffe gode beslutninger, at du formår at bevare jordforbindelsen; at mærke din krop og forblive centreret. Det giver ro at bevare kontakten til kroppen og åndedrættet. Roen skal du bruge til at tænke klart, så du kan træffe det bedst mulige valg i situationen. Det er der flere teknikker til. Fx nogle dybe åndedræt helt ned i maven med fokus på at ånde godt ud og at mærke fødderne solidt plantet på jorden. Det er lidt forskelligt, hvad der virker bedst for os hver især, så her er det godt at finde din egen måde.

De fire gode råd:

Det årlige afdelingsseminar TAKE 2

Vi tager lige et kig på, hvordan situationen på det årlige afdelingsseminar kan se ud, når du følger de fire gode råd: ”Så skal vi ud på gulvet og fange en makker og dele vores idéer med hinanden” siger du, mens du prøver at sende energi ud i rummet. Deltagerne kigger tøvende rundt på hinanden og en enkelt rejser sig op. Så siger Trine ”Hvorfor skal vi det? Jeg gider ikke det der pjat!”.

Du starter med at mærke dine fødder mod jorden; at du står godt og fast og trækker vejret helt ned i maven. Du bevarer roen og er optaget af at gøre det bedste for situationen, så I når bedst muligt i mål med dagen. Du ved, at Trine har en god grund til at sige, som hun gør – der er nemlig noget, som hun opfatter som vigtigt, og som hun er bange for vil blive overset – det har ikke noget personligt med dig som facilitator at gøre.

Nu vil du gerne ”vinde et sekund” for at blive klogere på, om Trine er alene med sit synspunkt, så du laver en ”timeout”, hvor du beder deltagerne om at tale sammen to og to om, hvorvidt I er på vej det rigtige sted hen i den proces, som er i gang. Du inviterer bagefter nogle forskellige stemmer ind i plenum for at få en fornemmelse af, hvordan stemningen i gruppen er. Da flere ytrer, at de har svært ved at se, hvordan den foreslåede proces tilfører mening, vælger du at sadle om. I stedet for ”fang en makker”-øvelsen, sender du dem to og to ud på en walk and talk, hvor de drøfter de idéer, som de producerede under brainstormen tidligere.

Resten af dagen forløber godt – du bruger noget af det, du havde planlagt – og skifter andet ud, og du går hjem med en følelse af, at I kom godt i mål med dagen. Du er tilfreds med din egen indsats og kan lægge dig til at sove med ro i sindet.

Bliv klædt på

I erkendelse af, at dette er lettere sagt end gjort, så er invitationen her at øve sig. Du kan prøve de fire råd af, du kan finde den omtalte litteratur og sætte dig mere ind i temaerne, og du kan uddanne dig til at håndtere rollen som facilitator bedre.

Det kunne for eksempel være på KP konsulentuddannelsen. Uddannelsen klæder dig blandt andet på til at løfte facilitatoropgaven – når det er let og når det er svært – når de gerne vil være med, og når der er modstand. Du træner at blive i kroppen, at finde måder at respondere på, at træffe valg og at have noget at vælge mellem. Og derudover træner du konsulentrollen i sin fulde kompleksitet, kommunikation, rolleforståelse, konflikthåndtering og ledelse på tværs. Se mere her: