I gang med AI: Du bliver god ved at prøve dig frem

Af Helle Bo Henriksen, redaktør af KP’s nyhedsbrev

Er du nysgerrig på AI – men usikker på, hvordan du skal begynde at bruge det i dit arbejde? Så er du ikke alene. Mange medarbejdere med administrative opgaver har det sådan, men de første skridt kan være nemmere, end du tror, lyder det fra lektor Niels Borch Rasmussen, som underviser medarbejdere med administrative opgaver i mulighederne med AI.

Prøv dig frem

AI er ikke som de it-systemer, du tidligere har lært at bruge. Det er en slags digital kollega, der kan hjælpe dig med mange forskellige ting.

I modsætning til klassiske systemer som økonomiprogrammer, journalsystemer eller Office-pakken, kommer AI ikke med en trin-for-trin-brugsanvisning. Det er en teknologi, der hele tiden udvikler sig – og som kræver, at du prøver dig frem. ”Kort sagt bliver du god ved at bruge teknologien” siger Niels Borch Rasmussen.

Vil du læse flere artikler som denne?

Denne artikel kommer fra KP's nyhedsbrev om forvaltning og administration. Vil du læse flere artikler og have besked om kurser, webinarer, konferencer og uddannelser? Så skriv dig op til KP's nyhedsbrev her.

Som medarbejder med administrative opgaver er der nogle oplagte områder, du kan bruge AI til, fx at forbedre formuleringer og mails, strukturere og præsentere viden, lave idéudvikling og planlægning og gennemskue og sortere store mængder information.

Hvad er målet?

For at få det bedste ud af AI, skal du starte med at spørge dig selv, hvad AI egentlig skal hjælpe dig med, siger Niels Borch Rasmussen: ”Vil du spare tid? Forbedre kvaliteten? Sikre, at alt kommer med? Gøre det mere læsbart? Den refleksion kan gøre din dialog med AI mere præcis, men mange glemmer den”. Det gælder også ledere, har Niels Borch Rasmussen erfaret. ”Hvis en leder eller chef siger, at I skal ”bruge AI mere” på jeres arbejdsplads, så spørg: Hvad mener du egentlig med at ”bruge AI mere”? Det er vigtigt at få præciseret, hvad målet er for at kunne stille AI opgaver på den bedste måde”.

Vi mangler stadig sprog og rutiner for, hvordan AI bruges i hverdagen, så det er helt ok at være i tvivl og stille spørgsmål.

Giv AI en rolle og noget kontekst

Ud over at have et klart mål med brugen af AI, får du også et bedre resultat, hvis du giver AI en rolle. Du kan fx sige:

“Du er min assistent – skriv et udkast, som jeg kan redigere.”
“Du er min juridiske rådgiver – forklar, hvad reglerne betyder.”
“Du er kommunikationskonsulent – hjælp mig med at formulere det klart.”

Der er konsensus om, hvad fx en juridisk rådgiver bør vide, og hvordan han/hun bør agere, og den konsensus kender AI også via al den information, den har adgang til. Med en rolle giver du derfor AI en masse implicitte informationer om, hvordan den skal gå til opgaven.

Har du dokumenter, der er relateret til den opgave, du vil have hjælp til, kan du også uploade dem og på den måde give AI mere kontekst. ”Det behøver ikke være struktureret, og du behøver ikke selv have overblik over materialer. Det overblik kan AI hjælpe med at skabe”, forklarer Niels Borch Rasmussen. ”Men husk ikke at uploade personfølsomme oplysninger og sæt dig ind i reglerne for brug af AI på din arbejdsplads”, understreger han.

AI er en samtalepartner – ikke et softwareprogram

Når du bruger AI, kan du sagtens udfordre dens svar og fx sige “det her svar giver ikke mening”, “det lyder ikke rigtigt”, eller “kan du forklare det på en anden måde?”

Du kan også spørge: “Hvordan ville en erfaren konsulent løse denne opgave?” – og få konkrete råd. Og du kan spørge AI selv om hjælp til at komme i gang med at bruge den fx: “Hvad kan du hjælpe en medarbejder med administrative opgaver med?”

Når alt dette er sagt, er det vigtigt at huske, at det stadig er dig, der er garant for, at opgaver løses kvalificeret og med korrekte oplysninger, så du skal altid være kritisk overfor AI’s svar og selv faktatjekke.

Kom i gang – og lær undervejs

Du behøver ikke forstå AI fuldt ud for at komme i gang. ”Det vigtigste er, at du tør kaste dig ud i det og finde ud af, hvad du kan bruge det til i din hverdag”, lyder det fra Niels Borch Rasmussen.