Distanceledelse – Gode råd til dig, der leder på afstand

1) Kommuniker ofte

Hvis dele af eller hele afdelingen arbejder hjemme, kan man som leder miste følingen med den enkelte medarbejder. Hold derfor hyppige, men korte møder, som giver oplevelsen af at være tæt på dine medarbejdere, og som får medarbejderne til at føle sig tættere på beslutningerne

2) Fokuser på din mødeledelse i det virtuelle rum

Vær opmærksom på, at du ikke nødvendigvis bare kan kopier din mødeledelsesstil fra det fysiske møde til mødet i det virtuelle rum. Det er en kompetence, at lede det gode fysiske møde.
Gode mødevaner er at foretrække i alle typer af møder, men en nødvendighed i det virtuelle møde. Du bør som mødeleder kunne svare på 3 vigtige spørgsmål: Hvad er formålet med mødet? Hvem skal deltage? Og ikke mindst – hvordan følger jeg op på mødet?
Som virtuel mødeleder skal du mestre kompetencen i at anvende teknologien og den valgte software/platform, hvori mødet afholdes. Erfaringerne fra virtuelle organisationer viser, at mødelederens digitale kompetencer har betydning for kvaliteten af det virtuelle møde.

3) Afstem de gensidige forventninger

Tydelighed er vigtigt. Det handler om at udstikke klare retningslinjer samt at formulere rimelige og realistiske forventninger til medarbejdernes løsninger af kerneopgaverne på distancen. Her gælder der det særlige, at der i den virtuelle organisation ikke er mulighed for Risk-management ved kaffemaskinen.

I den fysiske relation, hvor vi deler kontor, mødelokaler, kantine mm. er der større mulighed for at tilpasse og forventningsafstemme løbende. Den virtuelle organisation har en indbygget udfordring ved at forventningsafstemning ikke automatisk finder sted. Derfor skal ledelsen have fokus på tydelig forventningsafstemning.

4) Styrk evnen til selvledelse

Dine medarbejdere skal have mulighed for at ”styre” sig selv i den rigtige retning – og det kan de kun, hvis du gør forventninger, mål og ønskede resultater tilstrækkelig synlige for dem. En god øvelse kan fx være, at du og dine medarbejdere i fællesskab beskriver hvad ”jeres” selvledelse går ud på.

5) Find balancerne mellem kontrol og tillid

Vær opmærksom på din ledelsesstil. Har du fx brug for meget kontrol, så skal du være opmærksom på, at du ikke kommer til at iværksætte et unødvendigt kontroltyranni ved fx. at overøse dine medarbejdere med alle mulige styringsteknologier, som forværrer situationen og i bedste fald kun tilfredsstiller dine behov. Den virtuelle organisation har større potentiale for at gå kontrolvejen, da organisationen kan opleve distance som et udtryk for magttab.

Derfor skal du som leder i den virtuelle organisation, være dig selv meget bevidst om positionerne i lederskabet. Hvornår er der brug for management og hvornår er der brug for leadership?

Undgå at skabe et A- og B-hold blandt dine medarbejdere, hvor nogle får meget opmærksomhed og andre meget lidt. Vær bevidst om at have en transparent beslutningsarkitektur, så din adfærd bliver forudsigelig for dine medarbejdere. Dette har særlig betydning, når arbejdet udføres på distancen.

Erfaringerne fra corona-nedlukningen viser, at medarbejderne oplever usikkerhed og utryghed ved at ledelsen og kolleger ikke kan se, at man udfører sit arbejde. Hvis man samtidig oplever, at nogle kollegaer får mere ledelsesopmærksomhed end en selv, så opstår der psykologisk utryghed i organisationen.

Vigtige overvejelser i det virtuelle møde

Hvad er formålet med mødet? Hvem skal deltage – og hvordan vil du følge op på mødet?
Den gode dagsorden indeholder som altid gerne en tidsallokering og en forventningsafstemning til deltagernes forberedelsesniveau. Lav fælles spilleregler for det virtuelle rum, fx at man altid har kameraet tændt, så I kan se hinanden og at mødet starter og slutter til aftalt tid.

Eksempel på spilleregler til det virtuelle rum

• Vi tjekker ind i det virtuelle møde inden mødestart
• Vi har altid videokameraet tændt, så vi kan se hinanden
• Vi muter vores mikrofon, når vi ikke taler
• Vi har én ordstyrer
• Vi har én der styrer teknologien
• Vi bruger funktionen ”raise hand”, når vi ønsker ordet
• Vi unmuter kun, når vi får givet ordet
• Vi starter og slutter mødet til aftalt tid
• Vi har fokus på nærvær i mødet, og ingen derfor øvrig skærmtid under mødet.

Ønsker du at vide mere om ledelse på distancen, så kontakt Chefkonsulent Ole Thestrup Schmidt.