Genveje


Databeskyttelsespolitik

På denne side kan du læse om hvordan vi i Københavns Professionshøjskole (KP) behandler dine data. Vi tager vores dataansvar alvorligt, og vi sikrer lovlig og transparent databehandling.

Indledning

For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. I tilfælde af, at vi behandler følsomme persondata, gennemfører vi en analyse af konsekvenserne af databehandlingen for din privatlivsbeskyttelse og iværksætter passende tekniske og organisatoriske sikringsforanstaltninger for at beskytte dine data bedst muligt.

Kontaktoplysninger

Har du henvendelser vedrørende vores behandling af persondata, eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder til indsigt eller indsigelse over for vores databehandling, kan du kontakte os som følger. Vær opmærksom på at bruge din arbejds- eller studiemail, hvis du er medarbejder eller studerende i KP, når du kontakter os.

Københavns Professionshøjskole
Humletorvet 3
1799 København V
info@kp.dk 

Brug af personoplysninger

Vi anvender denne type data om dig
KP anvender data om dig for at kunne administrere din uddannelse eller dit ansættelsesforhold hos os. Vi anvender data om dig for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores uddannelsestilbud og andre tjenester, samt i vores kontakt med dig. 

De data, vi anvender, omfatter:
-Almindelige persondata
-CPR-nummer
-Følsomme persondata
-Trafikdata om brug af internettet
-Transaktionsdata
-Unikke numre på netværksenheder

KP indsamler som hovedregel aldrig personoplysninger, uden at du selv har givet os disse oplysninger ved deltagelse i f.eks. en undersøgelse, tilmelding til et arrangement eller kursus eller som led i din uddannelse eller dit ansættelsesforhold hos KP. KP kan dog indsamle personoplysninger i forbindelse med sager vedr. overtrædelse af ordensregler, ansættelsesretlige regler o. lign.

KP sammenstiller data i anonymiseret eller pseudonymiseret form med henblik på generel statistik, samt til brug for uddannelses- og organisationsudvikling. 

Vi indsamler og opbevarer data til specifikke formål
KP indsamler og opbevarer data for at kunne:
-Administrere din relation til os
-Opfylde lovkrav og overenskomstkrav
-Forbedre vores uddannelser og services
-Gennemførsel af forskning
-Tilpasse vores kommunikation og markedsføring til dig

Vi kan få behov for at anvende dine persondata til et andet formål end det, de blev indsamlet til. Med mindre du har givet samtykke til en sådan ny anvendelse, undersøger vi, om det oprindelige formål med indsamlingen af dine data er foreneligt med det nye formål. Vi vurderer fx de kilder, dine data stammer fra, og om det er almindelige eller følsomme oplysninger, vi har behov for at bruge. Vi vurderer også, om brugen af dine data til det nye formål vil have negative konsekvenser for din handlefrihed.

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 

Vi behandler kun nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde de formål, der er defineret ovenfor. Desuden kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, det er nødvendigt for os at indsamle og opbevare. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt, uddannelsesaftale eller anden retlig forpligtelse.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende. Vi vil også bede dig om at oplyse relevante ændringer i dine data til os. Ændringsoplysninger kan sendes fra din KP mail til Studieservice (såfremt du er studerende i KP) eller til HR (såfremt du er medarbejder i KP).

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere nødvendige

Vi sletter eller anonymiserer dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data, med mindre der er lovgivningsmæssige formål, som gør det nødvendigt, at vi gemmer data. 

Vi videregiver ikke dine persondata
KP videregiver personoplysninger til tredjepart, hvis dette er begrundet i lovmæssige krav, eller hvis der er tale om efterforskningsmæssige situationer og revisioner. 

KP videregiver følgende kategorier af personoplysninger:
-Løn- og arbejdstidsoplysninger
-Oplysninger om fravær og ferie
-Oplysninger om studieaktivitet hvis en studerende har et uddannelsespålæg, er revalidend mv. såfremt KP er forpligtet hertil eller hvis du har givet samtykke til, at KP kan udlevere de pågældende oplysninger til en myndighed.
-Oplysninger der vedrører udbetaling af SU, f.eks. orlov, studieaktivitet, afbrydelse eller afslutning af uddannelsen.
-Oplysninger indsamlet til forskningsprojekter kan videregives til samarbejdspartnere, såfremt forskningsprojekterne varetages i et samarbejde med fx en anden uddannelsesinstitution, såfremt du har givet samtykke til dette. 

De videregives til følgende kategorier af modtagere:
-Moderniseringsstyrelsen i forbindelse med løn- og personaleadministration
-Kommuner, jobcenter mv.
-Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte
-Udbetaling Danmark (oplysninger om barsel og sygefraværslængde i forbindelse med refusion)
-Autoriserede revisionshuse i forbindelse med revision af KP

Personoplysninger videregives i særlige tilfælde til politiet i tilfælde af politianmeldelse for dokumentfalsk, tyveri, hærværk eller andre strafbare forhold. Personoplysninger videregives også i særlige tilfælde til advokatfirmaer ifbm. personale- og studiesager, der kræver særlig juridisk bistand.

 

Beskyttelse af persondata

KP sikrer, at personoplysninger bliver opbevaret sikkert og fortroligt. Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at gå tabt, blive ændret og komme uvedkommende til kendskab.

Personoplysninger opbevares i systemer med begrænset adgang, så kun de relevante medarbejdere i KP har adgang til personoplysningerne, og der er implementeret tekniske sikringsforanstaltninger i form af to-faktorvalidering, back-up, logning, kryptering, m.m. 

Vi tager vare på, at sikkerhed og adgang til personoplysninger løbende kontrolleres. Der foretages desuden en årlig revision af KP’s informationssikkerhedsniveau via et eksternt, uvildigt revisionsfirma.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for kompromittering af dine data, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Brug af cookies

Hvis vi placerer cookies, bliver du informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies.

Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes uden dit samtykke.

Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem. 

Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om til de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik.

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af persondata
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Herefter vurderer vi, om din indsigelse er berettiget. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os. Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt, og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, vi har modtaget din henvendelse.

 

Ny persondataforordning

Denne side er en del af Københavns Professionshøjskoles forberedelse til den nye persondataforordning, som træder i kraft d. 25. maj 2018. Siden vil derfor løbende blive opdateret og udbygget frem til denne dato.